Pré-requis et conditions d'utilisation de la plate-forme de dématérialisation
Remise des plis par voie électronique
1) Modalités de la dématérialisation
Conformément aux dispositions des articles 48 I et 56 du Code des marchés publics et de l’arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du code des marchés publics et relatifs à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés, les candidats ont la possibilité de télécharger le dossier de consultation des entreprises et de déposer une candidature/offre par voie dématérialisée en utilisant le site dont l’adresse est la suivante :
www.le-loir-et-cher.fr, rubrique marchés publics
Pour que les candidats puissent accéder à ce site, ils devront disposer d'un navigateur Web Internet autorisant un cryptage 128 bits.
Afin de pouvoir télécharger les DCE, les candidats doivent impérativement s'inscrire sur la plate-forme. Pour cela, ils doivent renseigner leur nom (raison sociale, etc.), une adresse électronique ainsi que le nom d'un correspondant. Ils pourront bénéficier de toutes les informations complémentaires diffusées lors du déroulement de la présente consultation, en particulier les éventuelles précisions ou modifications apportées au DCE.
Le retrait des dossiers de consultation sous la forme de documents électroniques n'oblige pas les candidats à déposer électroniquement leur offre.
Les candidats devront choisir entre les deux formes suivantes de dépôt :
- soit le dépôt par voie dématérialisée sur le site dont l'adresse est indiquée ci-dessus,
- soit le dépôt d'une candidature/offre sous forme papier, conformément aux stipulations du présent règlement de la consultation.
Toute autre forme de dépôt d'une candidature/offre est interdit.
Les candidats devront choisir entre d'une part la transmission dématérialisée de leur candidature/offre et d'autre part leur envoi sur un support papier. Toute candidature/offre déposée à la fois sous forme dématérialisée et sous forme papier entraînera l'exclusion de la consultation et sera prononcée irrecevable.
2) Outils requis pour faire une réponse électronique
Le candidat doit s’assurer de disposer sur son poste de travail des outils listés ici, pour être en mesure de déposer une candidature et/ou une offre électronique, en plus de ses logiciels bureautique habituels.
Un logiciel de création de fichiers d’archive au format zip. Télécharger un logiciel gratuit d'archivage.
Une machine virtuelle Java (Java Runtime Environment J2SE en version 1.4.2_03 ou supérieure). Ce logiciel est téléchargeable sur le site de SUN (http://java.sun.com).
Un certificat électronique de signature permettant d’authentifier la signature du représentant de l’entreprise, signataire de l’offre. Se reporter au 5 pour les types de certificat supportés.
3) Contraintes informatiques
Afin de pouvoir lire les documents mis à disposition par la personne publique, les soumissionnaires devront disposer des logiciels permettant de lire les formats suivants : P.D.F., Microsoft Word et compatible, Microsoft Excel et compatible, Autocad et compatible.
Afin de pouvoir lire les documents fournis par les candidats, ceux-ci devront les proposer aux formats suivants : P.D.F., Microsoft Word et compatible, Microsoft Excel et compatible, Autocad et compatible.
Afin d'empêcher la diffusion des virus informatiques, les soumissionnaires ne doivent pas utiliser les fichiers exécutables notamment les "exe", ni les "macros commandes" inclues dans les documents non exécutables.
4) Constitution des enveloppes électronique de réponse
Dans un premier temps, sans avoir à être connecté à Internet, le soumissionnaire doit constituer pour chacune des enveloppes de réponse (candidature, offre), un fichier d’archive (.zip) contenant exactement les pièces décrites dans le chapitre « présentation des plis ».
Le fichier archive contenant les documents de la candidature, et notamment le DC4, doit s’intituler candidature_NOM-ENTREPRISE.zip
Le fichier archive contenant les documents de l’offre, et notamment le DC8 ou acte d’engagement, doit s’intituler offre_NOM-ENTREPRISE.zip
Si l’offre doit comporter une enveloppe par lot, les fichiers archive doivent s’intituler : offre_NOM-ENTREPRISE_lotN.zip Où N doit être remplacé par le numéro de lot concerné.
Une fois que les enveloppes au format zip sont prêtes, le soumissionnaire se connecte au site Internet www.le-loir-et-cher.fr et s’identifie avec son compte afin d’activer la fonction de réponse.
Sur la page de réponse, le site réalise automatiquement l’installation d’une applet (logiciel Java permettant la signature électronique des plis).
Un message d’alerte peut survenir afin d’informer le soumissionnaire de cette installation. Le soumissionnaire doit accepter l’installation pour accéder à la page d’envoi de sa réponse.
Attention : la procédure qui suit doit être répétée pour chaque type d’enveloppe à transmettre
(1 enveloppe en procédure restreinte, 2 enveloppes en procédure ouverte, 3 enveloppes en concours ouvert)
Le soumissionnaire procède alors à l’opération de dépôt des plis de la manière suivante :
- 1 - Sélectionner le type d’enveloppe qu’il souhaite déposer sur la plate-forme (candidature ou offre)
- 2 - Préciser l’emplacement du fichier archive (format zip) correspondant à son enveloppe de réponse
- 3 - Sélectionner le certificat numérique utilisé pour signer le dépôt des documents.
- 4 - Cliquer sur le bouton « Déposer mon enveloppe ».
- 5 - Le soumissionnaire sélectionne l’emplacement où sera réalisée la copie du pli déposé. Cette copie représente l’image exacte de ce qui est transmis par voie électronique. Il est recommandé de la conserver par le soumissionnaire tout au long de la période de la consultation.
- 6 - Une barre de progression informe de l’état d’avancement de la signature et du chiffrement du dépôt. L’application demandera le code personnel lié au certificat électronique choisi pour la signature des documents du pli.
Une fois le chiffrement terminé, le transfert du pli est effectué.
La durée de l’étape de transfert dépend très fortement de la taille de l’enveloppe et du débit de la connexion Internet. (A titre purement indicatif, sur une connexion A.D.S.L. 512, le temps de transfert d’une enveloppe de 20 M.o. peut représenter communément entre 30 minutes et 1 heure).
- 7 - le soumissionnaire est invité à renouveler son opération pour déposer son pli d’offre.
Un registre de dépôt des offres informe le soumissionnaire du statut de son dépôt.
Ce registre affiche notamment l’heure effective de prise en compte du dépôt, ainsi que la taille réceptionnée.
Attention : Une taille signalée à 0 k.o. indique que le dépôt n’a pas été convenablement pris en compte : le soumissionnaire est alors invité à refaire un dépôt pour l’enveloppe concernée.
Un message électronique signé électroniquement (email) est envoyé au soumissionnaire après chaque dépôt, confirmant la bonne prise en compte de l’enveloppe accompagnée de l’heure retenue pour le dépôt du pli ainsi que sa taille et la procédure concernée.
Seul ce récépissé est la preuve de dépôt du pli. Il convient de le conserver précieusement pendant toute la durée de la procédure, jusqu’à l’attribution du marché.
5) Types de certificat
Les offres électroniques doivent porter une signature électronique permettant d’identifier l’entreprise candidate et d’authentifier le signataire.
Il est de la responsabilité de l’entreprise de se procurer un certificat électronique afin de signer électroniquement sa candidature et le cas échéant, son offre.
Conformément au code des marchés publics en vigueur, les types de certificat acceptés sont référencés par l’État sur le site Internet suivant :
http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/
Le certificat électronique devra être installé dans le gestionnaire de certificat de Windows. Les certificats gérés via l’interface PKCS#11 ne sont pas supportés par la version actuelle de la plate-forme.
La Personne Publique souhaite attirer l’attention de l’entreprise sur le délai administratif demandé par les organismes de certification pour la délivrance des certificats de signature. Il convient donc d’anticiper le plus possible la demande de certificat par rapport à la date limite de réception des offres.
6) Plis volumineux
La taille maximale des plis autorisée par la plate-forme de dématérialisation est de 20Mo, pour chaque pli (candidature ou offre).
Le pouvoir adjudicateur informe que la date retenue pour constater la réception des plis est la date et heure de fin de téléchargement des plis sur la plate-forme.
Pour la transmission de plis volumineux de candidature et d’offre, l’entreprise doit prendre en compte le délai de transmission des plis sur le réseau Internet, en fonction de ses propres capacités techniques et de raccordement à Internet.
En tout état de cause, leur transmission complète devra intervenir avant la date et l’heure limite de réception des offres publiée dans l’avis d’appel public à la concurrence et le présent Règlement de Consultation, sous peine de devoir qualifier les plis « hors délai » et de les rendre non recevable par la Commission d’Appel d’Offre.
7) Signature du marché
Dans l’immédiat, la mise en oeuvre au niveau de la Personne Publique de la dématérialisation de la procédure de passation des marchés s’arrête au stade de la réception des dossiers de candidature et d’offre ; ces dossiers font l’objet d’une opération de rematérialisation à cette échéance et les candidats s’engagent donc à accepter l’éventuelle signature manuscrite d’un marché papier.
Toute modification apportée aux documents constituant l'offre après le dépôt de l'empreinte est interdite et entraînera le rejet de l'offre.
8) Traitement des codes malicieux (virus)
En cas de détection lors de l’ouverture d’un dossier de son infection par un virus informatique, il sera procédé par la Personne Publique, à une tentative de réparation.
En cas d’échec, le dossier pourra être complété s’il s’agit d’un document relatif à la candidature et il devra être déclaré irrecevable s’il s’agit d’un document relatif à l’offre.
Le candidat concerné sera informé de la situation et du résultat de la tentative de réparation.
Si la récupération des documents n’est pas possible, et si le soumissionnaire a transmis dans les conditions spécifiées ci-après, une copie de sauvegarde, celle-ci pourra être ouverte par la Personne Publique.
9) Copie de sauvegarde
Conformément à l’arrêté du 28 août 2006 pris en application du 1 de l’article 48 et de l’article 56 du Code des Marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés, le candidat dispose de la faculté d’envoyer une copie de sauvegarde de sa réponse électronique.
La copie de sauvegarde pourra être envoyée impérativement à l’adresse et dans les délais indiqués la lettre de consultation, soit sur support physique électronique (CD-ROM, Disquettes) soit sur support papier.
Cette copie doit être remise sous pli scellé et doit comporter obligatoirement la mention lisible, « copie de sauvegarde - marché relatif à :
« Campagne de promotion économique du département du Loir-et-Cher»
Les documents figurant sur ces supports doivent respecter précisément les exigences du présent Règlement et être revêtus de la signature électronique ou manuscrite pour les documents dont la signature est obligatoire.
Cette copie de sauvegarde ne pourra être ouverte par le pouvoir adjudicateur qu’en cas de défaillance du système informatique ou si un virus est détecté dans le document électronique transmis par le candidat.
Les plis contenant la copie de sauvegarde, non ouverts, seront détruits par le pouvoir adjudicateur.
Ils seront retournés aux candidats dans le cas où sa candidature ne serait pas admise.
